Déclaration de confidentialité (RGPD) Jacobs ERP

Dernière mise à jour le 4 novembre 2026

Cette déclaration explique quelles données personnelles Ets. Jacobs SA traite dans sa plateforme ERP Jacobs ERP, pourquoi, combien de temps, avec qui elles sont partagées et quels sont vos droits selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Elle s'applique à toutes les personnes dont les données figurent dans la plateforme : membres du personnel, intérimaires, étudiants et stagiaires, et utilisateurs de la plateforme.

1. Responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement est :

2. De qui nous traitons les données

• Les membres du personnel (y compris intérimaires, étudiants et stagiaires) repris dans le registre du personnel.
• Les utilisateurs de la plateforme, dont le compte est créé par l'employeur.
• Les personnes de contact en cas d'urgence indiquées par un membre du personnel.

3. Quelles données nous traitons

• Identité et contact : nom, adresse, e-mail et téléphone privés, date et lieu de naissance, langue maternelle et fonction.
• Registre du personnel : numéro de registre national, numéro de compte bancaire, numéro de travailleur Acerta, date d'entrée, contrat et catégorie, préavis et départ, niveau d'études, tailles de vêtements et contacts en cas d'urgence.
• Permis de conduire : catégories, numéro, validité et copies du permis.
• Certificats et formations (notamment VCA, BA4/BA5, travail en hauteur, premiers secours) : le type, les dates d'obtention et d'expiration et l'attestation.
• Surveillance de la santé par le médecin du travail : date, résultat de l'évaluation (apte, avec restrictions, inapte), la prochaine visite et les formulaires correspondants.
• Flotte : quel véhicule vous utilisez et quand, le kilométrage lors de l'attribution et les cartes carburant du véhicule.
• Compte et données techniques : adresse e-mail, rôle et droits, langue, moment de la dernière connexion et un cookie de session.

Nous n'utilisons aucune donnée à des fins publicitaires ou de profilage et ne vendons aucune donnée.

4. Pourquoi et sur quelle base légale

• Exécution du contrat de travail : administration du personnel, moyens de travail comme les véhicules et les cartes carburant, et communication.
• Obligations légales : législation sociale et fiscale (y compris l'administration salariale via le secrétariat social), la loi sur le bien-être, les formations et attestations obligatoires pour travailler en sécurité (VCA), et la surveillance de la santé des travailleurs.
• Intérêt légitime : une plateforme sûre et fonctionnelle, la sécurité des comptes et la gestion de la flotte.

De la surveillance de la santé, nous ne conservons que ce que le médecin du travail communique à l'employeur (le formulaire d'évaluation de santé), jamais le dossier médical. Ces données ne sont visibles que pour le travailleur lui-même et pour les personnes qui y ont expressément droit (service du personnel, prévention).

5. Avec qui nous partageons les données

Au sein de Ets. Jacobs SA, seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail voient les données, selon les droits de leur rôle. Les données sensibles (registre national, compte bancaire, permis de conduire, suivi médical) nécessitent un droit distinct. Si nécessaire, nous partageons des données avec :

• le secrétariat social Acerta, pour l'administration salariale et du personnel ;
• le service externe de prévention et de protection au travail (médecine du travail) ;
• les donneurs d'ordre qui demandent une preuve de formation ou VCA sur leurs chantiers ;
• les prestataires qui travaillent pour nous (sous-traitants), comme l'hébergement et l'envoi des e-mails de la plateforme ;
• les autorités et organismes lorsque la loi l'exige.

Si des données sont transférées en dehors de l'Espace économique européen, cela se fait uniquement avec des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Sécurité

• Accès uniquement avec un compte personnel et un mot de passe ; droits par rôle et par module.
• Toutes les communications sont chiffrées (HTTPS) ; le numéro de registre national, le numéro de compte, le numéro de permis et les codes PIN des cartes carburant sont stockés chiffrés.
• Les fichiers (attestations, formulaires médicaux, copies du permis) ne sont pas publics : seules les personnes autorisées peuvent les ouvrir via la plateforme.

7. Durée de conservation

Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire pour l'occupation et ensuite aussi longtemps que la loi l'exige, par exemple les délais de conservation du droit social (données du personnel et salariales) et de la loi sur le bien-être. Les certificats renouvelés restent dans l'historique tant que le travailleur est en service. Un compte est clôturé à la fin de l'occupation.

8. Cookies

La plateforme utilise uniquement des cookies fonctionnels : un cookie de session pour rester connecté et la protection contre les formulaires falsifiés, et votre choix de langue. Il n'y a pas de cookies de tiers, pas de statistiques et pas de publicité.

9. Vos droits

Vous avez le droit d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation de vos données, le droit d'opposition et le droit à la portabilité, dans les limites de la loi. Envoyez votre demande aux adresses de contact ci-dessus ; nous répondons dans un délai d'un mois. Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (www.autoriteprotectiondonnees.be).

10. Modifications

Nous adaptons cette déclaration lorsque la plateforme ou la législation change. La date en haut indique la dernière modification.

Pour l'application mobile, la politique de confidentialité de l'application s'applique également : https://devjacobs.jl-tech.be/privacy