Privacyverklaring (GDPR) Jacobs ERP

Laatst bijgewerkt op 4 november 2026

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Ets. Jacobs SA verwerkt in haar ERP-platform Jacobs ERP, waarom, hoe lang, met wie ze gedeeld worden en welke rechten je hebt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Ze geldt voor iedereen van wie gegevens in het platform staan: medewerkers, uitzendkrachten, studenten en stagiairs, en gebruikers van het platform.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

De verwerkingsverantwoordelijke is:

2. Van wie we gegevens verwerken

• Medewerkers (ook uitzendkrachten, studenten en stagiairs) die in het personeelsregister staan.
• Gebruikers van het platform, met een account dat door de werkgever wordt aangemaakt.
• Contactpersonen in noodgevallen die een medewerker opgeeft.

3. Welke gegevens we verwerken

• Identiteit en contact: naam, adres, privé e-mailadres en telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, moedertaal en functie.
• Personeelsregister: rijksregisternummer, bankrekeningnummer, Acerta-personeelsnummer, datum in dienst, contract en categorie, opzeg en uitdiensttreding, opleidingsniveau, kledingmaten en contactpersonen in noodgevallen.
• Rijbewijs: categorieën, nummer, geldigheid en kopieën van het rijbewijs.
• Certificaten en opleidingen (o.a. VCA, BA4/BA5, werken op hoogte, EHBO): het type, de behaalde en vervaldatum en het attest.
• Medische opvolging door de arbeidsgeneesheer: datum, resultaat van de evaluatie (geschikt, met beperkingen, ongeschikt), het volgende onderzoek en de bijhorende formulieren.
• Wagenpark: welk voertuig je wanneer gebruikt, de kilometerstand bij toewijzing en de tankkaarten van het voertuig.
• Account en technische gegevens: e-mailadres, rol en rechten, taal, het tijdstip van de laatste aanmelding en een sessiecookie.

We gebruiken geen gegevens voor reclame of profilering en verkopen geen gegevens.

4. Waarom en op welke rechtsgrond

• Uitvoering van de arbeidsovereenkomst: personeelsadministratie, werkmiddelen zoals voertuigen en tankkaarten, en communicatie.
• Wettelijke verplichtingen: sociale en fiscale wetgeving (ook de loonadministratie via het sociaal secretariaat), de welzijnswet en de verplichte opleidingen en attesten voor veilig werken (VCA), en het gezondheidstoezicht op de werknemers.
• Gerechtvaardigd belang: een veilig en goed werkend platform, beveiliging van accounts en het beheer van het wagenpark.

Van de medische opvolging bewaren we enkel wat de arbeidsgeneesheer aan de werkgever meedeelt (het formulier voor de gezondheidsbeoordeling), nooit het medisch dossier. Die gegevens zijn enkel zichtbaar voor de medewerker zelf en voor wie er uitdrukkelijk recht op heeft (personeelsdienst, preventie).

5. Met wie we gegevens delen

Binnen Ets. Jacobs SA ziet enkel wie de gegevens voor zijn werk nodig heeft ze, volgens de rechten van zijn rol. Gevoelige gegevens (rijksregisternummer, bankrekening, rijbewijs, medische opvolging) vragen een apart recht. Waar nodig delen we gegevens met:

• het sociaal secretariaat Acerta, voor de loon- en personeelsadministratie;
• de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (arbeidsgeneeskunde);
• opdrachtgevers die op hun werven een bewijs van opleiding of VCA vragen;
• dienstverleners die voor ons werken (verwerkers), zoals de hosting en het e-mailverkeer van het platform;
• overheden en instanties wanneer de wet dat vereist.

Wanneer gegevens daarbij buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat enkel met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Beveiliging

• Toegang enkel met een persoonlijk account en wachtwoord; rechten per rol en per module.
• Alle verkeer is versleuteld (HTTPS); het rijksregisternummer, het bankrekeningnummer, het rijbewijsnummer en de pincodes van tankkaarten worden versleuteld opgeslagen.
• Bestanden (attesten, medische formulieren, kopieën van het rijbewijs) staan niet publiek: enkel wie er recht op heeft, kan ze via het platform openen.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens zolang ze nodig zijn voor de tewerkstelling en daarna zolang de wet het vereist, bijvoorbeeld de bewaartermijnen van het sociaal recht (personeels- en loongegevens) en van de welzijnswet. Vernieuwde certificaten blijven als historiek bewaard zolang de medewerker in dienst is. Een account wordt afgesloten bij het einde van de tewerkstelling.

8. Cookies

Het platform gebruikt enkel functionele cookies: een sessiecookie om aangemeld te blijven en de beveiliging tegen vervalste formulieren, en je taalkeuze. Er zijn geen cookies van derden, geen statistieken en geen reclame.

9. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering en beperking van je gegevens, het recht om bezwaar te maken en het recht op overdraagbaarheid, binnen de grenzen van de wet. Een aanvraag stuur je naar de contactadressen hierboven; we antwoorden binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer het platform of de wetgeving verandert. De datum bovenaan toont wanneer ze het laatst gewijzigd werd.

Voor de mobiele app geldt daarnaast het privacybeleid van de app: https://devjacobs.jl-tech.be/privacy